Zamiast pisać: „Czy podbić?”, lepiej napisać: „Pojazd N1, pierwsza rejestracja..., badanie okresowe/dodatkowe..., problem dotyczy..., dokumenty są takie..., zdjęcie w załączniku. Czy usterka powinna być oceniona jako istotna czy drobna?”.

Im więcej konkretów, tym mniejsze ryzyko błędnej odpowiedzi.